Виробник спецій, приправ і бакалійної продукції ТМ "Приправка" працює з постачальниками з різних країн, тому логістичні закупівлі для компанії - це не лише вибір перевізника, а постійне порівняння маршрутів, строків, вартості та ризиків. Раніше підготовка одного логістичного тендеру могла займати від кількох днів до тижня: команда збирала пропозиції в пошті, переносила дані в таблиці й вручну порівнювала варіанти. Після перебудови процесу на SmartTender компанія зібрала маршрути, пропозиції та історію рішень в одній системі, а запуск наступного етапу торгів скоротила до менш ніж двох хвилин.
Чому логістика стала окремим управлінським викликом
Після 2022 року логістика для українських підприємств перетворилася на один із найбільш складних аспектів операційної діяльності. Закриття звичних маршрутів, зміна транспортних коридорів, коливання тарифів на перевезення та необхідність постійного пошуку альтернативних рішень спонукали компанії до перегляду своїх стратегій управління перевезеннями.
Для виробників, які залежать від імпортної сировини, це питання напряму впливає на безперервність виробництва, строки поставок і собівартість продукції.
"Ми співпрацюємо з безліччю постачальників з різних куточків світу, тому для нас логістика є безперервним процесом управління ризиками та пошуком найкращих маршрутів", - коментує керівниця відділу закупівель Приватного Підприємства "СуПрім Спайзес" Анна Фесенко.
На її думку, для одного й того ж вантажу може бути декілька альтернативних маршрутів, що відрізняються за ціною, термінами доставки та рівнем ризику. Таким чином, завдання команди закупівель полягає в оперативному зборі достатньої кількості якісних пропозицій і в їх правильному порівнянні.
Де організація витрачала свій час.
Перед переходом на нову систему вибір логістичного рішення складався з декількох етапів, які виконувалися вручну. Команда формувала запити для логістичних компаній, отримувала відповіді через електронну пошту, переносила інформацію в таблиці, порівнювала різні маршрути та узгоджувала найбільш оптимальний варіант. Тільки після цього розпочинався тендер на визначений маршрут.
В залежності від рівня складності транспортування та числа учасників, підготовчий процес міг займати від кількох днів до цілого тижня.
Проблема була не тільки у витратах часу. Ручна робота створювала додаткові ризики: помилки під час перенесення даних, втрату частини інформації в листуванні, складність порівняння великої кількості пропозицій і відсутність єдиного архіву ухвалених рішень.
Внаслідок цього значна доля зусиль закупівельної команди витрачалася не на ринковий аналіз або переговори з логістичними партнерами, а на обробку технічних даних.
"Ми бачили, що значна частина часу спеціалістів витрачається не на аналіз і вибір найкращого рішення, а на збір, структурування та порівняння інформації", - розповідає Анна Фесенко.
Що ми досягли разом із SmartTender?
Компанія прийняла рішення змінити підхід до організації логістичних тендерів. Основною метою стало збереження конкуренції серед логістичних операторів, водночас усуваючи ті ручні процеси, які не приносять додаткової цінності.
Спільно з командою SmartTender було розроблено унікальний формат для проведення логістичних торгів. Тепер логістичні компанії мають можливість подавати декілька варіантів маршрутів в рамках однієї процедури, заповнюючи стандартизовані параметри. Усі отримані пропозиції автоматично збираються в системі, що забезпечує їх доступність для подальшого аналізу та вивантаження.
Для закупівельної команди це означає, що альтернативні маршрути більше не розпорошені між листами, файлами та окремими таблицями. Вони зібрані в одному структурованому середовищі, де їх можна швидко порівнювати між собою.
"Уся інформація може бути проаналізована та вивантажена всього за кілька секунд. Це дозволяє нам отримати всебічний огляд ринку та точно порівняти всі доступні варіанти," - підкреслює Анна Фесенко.
Для наступного етапу торгів було спрощено процес запуску. Після вибору маршруту другий етап формується як продовження першого, а всі необхідні дані переносяться автоматично. Це дозволяє команді уникнути повторного створення закупівлі та ручного дублювання інформації.
Який підсумок вдалося досягти компанії?
Найбільш виражений результат – це економія часу. Як зазначає Анна Фісенко, тепер на старт другого етапу торгів команда потребує менше двох хвилин.
Це дозволяє швидше ухвалювати рішення, працювати з більшою кількістю логістичних проєктів без розширення команди та оперативніше реагувати на зміни ринку.
Ще один підсумок – розширений асортимент логістичних рішень. Новий підхід дав можливість перевізникам не обмежуватися одним заздалегідь прописаним сценарієм, а створювати індивідуальні варіанти маршрутів. Це призвело до того, що конкуренція відбувається не лише у ціновій сфері, а й у якості логістичного рішення, що включає маршрути, терміни, умови та рівень ризику.
Для виробника це важливо, бо найдешевший маршрут не завжди є оптимальним. У логістиці рішення має враховувати вартість, надійність, прогнозованість і вплив на виробничий графік.
Чому історія даних має велике значення
Компанія здобула особливу цінність завдяки збереженню в єдиній системі всіх історичних даних про маршрути, пропозиції та прийняті рішення.
Це спрощує внутрішній контроль і робить процес менш залежним від особистих архівів, листувань чи таблиць окремих співробітників. У будь-який момент команда може повернутися до історії торгів і зрозуміти, чому було обрано саме той чи інший маршрут.
"SmartTender став не просто майданчиком для проведення торгів, а інструментом автоматизації процесу. Команда платформи допомогла адаптувати функціонал під наші бізнес-процеси, що дозволило перевести значну частину операцій із ручного режиму в цифровий та зробити процес більш прозорим і керованим", - зазначає Анна Фесенко.
Що цей випадок демонструє іншим виробникам.
Досвід бренду "Приправка" свідчить про те, що оптимізація закупівель не завжди вимагає масштабної цифрової трансформації. Найчастіше першим кроком є виявлення таких процесів, де команда постійно обмінюється даними через електронну пошту, таблиці та месенджери.
З цього прикладу для бізнесу можна визначити три ключові уроки.
Першим кроком слід автоматизувати ті області, де ручна праця займає найбільше часу і не приносить додаткової цінності.
Другий аспект полягає в тому, що всі можливі рішення необхідно зосередити в єдиному середовищі. Без цього швидке порівняння маршрутів, цін, термінів і ризиків стає все більш ускладненим.
* Третій - автоматизація має посилювати експертизу команди, а не замінювати її. Її завдання - прибрати рутину, зменшити ризик помилок і дати людям більше часу на аналіз, переговори та ухвалення рішень.
"Якщо працівники витрачають час на переміщення даних між електронними листами, таблицями та месенджерами, це свідчить про те, що процес потребує впровадження цифрових технологій", - зазначає Анна Фесенко.
#Електронна пошта #Графіка #Технічний стандарт #Ризик #Логістика #Автоматизація #Оптимізація #Собівартість #Ціна #Оператор #Конкуренція (економіка) #Історія #Бізнес-процес #Архів #Бізнес #Логічно #Комп'ютерні файли #Посада #Оголошення про проведення тендеру #Спеція
