Як штучний інтелект трансформує процеси закупівель

Технології мають велике значення, проте саме люди є тими, хто здобуває перемогу в тендерах, зокрема на міжнародному рівні.

Щороку організації системи ООН купують товарів і послуг на десятки мільярдів доларів. У 2024-му це 25,7 млрд, третій за обсягом показник в історії. За цими цифрами - тендери на десятках майданчиків, зокрема для українських компаній.

У сучасному світі суспільно-політична ситуація вимагає все більшої оперативності. Рішення потрібно приймати в дуже короткі терміни, що потребує аналізу значних обсягів інформації: від цін і умов постачання до митних регуляцій, сертифікації, походження товарів та альтернативних маршрутів.

Логістична сфера стала більш непередбачуваною. Там, де раніше вистачало одного надійного шляху, тепер необхідно мати альтернативні рішення. У зв'язку з цим штучний інтелект став невід'ємною частиною процесів, адже без нього встигнути за динамікою ринку стає досить важко.

Ці факти свідчать про значні зміни. Згідно з дослідженнями AI at Wharton та The Hackett Group, 94% менеджерів у сфері закупівель застосовують генеративний штучний інтелект щонайменше раз на тиждень, що є збільшенням на 44 пункти за останній рік. Тепер основним викликом залишається оптимально розподілити завдання між штучним інтелектом і людьми так, щоб прискорення процесу не компрометувало якість прийнятих рішень.

Де штучний інтелект може заощадити час

Штучний інтелект приносить найбільшу вигоду у сферах, де необхідно швидко обробляти великі обсяги інформації. Під час первинного аналізу тендерної документації ШІ виділяє основні вимоги до постачальників, формує список необхідних документів, проводить порівняння умов від різних постачальників та готує запитувальні листи для уточнення специфікацій. Він також стискає обширні документи до коротких резюме, що дозволяє відразу зрозуміти, чи варто компанії звертати увагу на конкретний тендер.

Розгляньмо ситуацію з пакетом тендерних умов, що складається з 80 сторінок. Раніше менеджеру потрібно було витратити цілий робочий день, щоб детально перевірити дедлайни, сертифікати та умови поставки, а потім сформулювати вимоги. Наразі перший структурований аналіз, виконаний штучним інтелектом, займає всього 20-30 хвилин. Після цього фахівець проводить перевірку, уточнює неясності і вносить додаткову інформацію. В результаті завдання, яке раніше потребувало кілька днів, тепер виконується всього за кілька годин.

Результати роботи штучного інтелекту часто не з'являються з першого запиту. Зазвичай процес складається з декількох етапів: формулювання запитання, створення чернетки відповіді, уточнення деталей і подальше запитання. Вміння швидко та точно налагоджувати цей процес стає новою необхідною компетенцією для фахівців у сфері закупівель.

Грань між штучним та людським розумом.

Штучний інтелект ефективно виконує конкретні завдання, проте він виявляє суттєві недоліки в стратегічному плануванні. Ініціатива щодо розробки стратегії та прийняття остаточних рішень залишається за людиною.

Автоматизована система не може повністю охопити бізнес-модель організації, її фактичні можливості, ризики, пов’язані з репутацією, внутрішніми процесами, фінансовою стабільністю та потенційними наслідками тривалого партнерства. Вона фокусується лише на явних способах використання продукту і не помічає менш очевидні рішення, такі як незначні зміни в товарі, які можуть зробити його більш придатним для участі в тендері.

ШІ не підписує контракт замість вас, не вирішує, з яким постачальником працювати і на яких умовах. Порадити він може, але рішення має спиратися на ширший контекст, доступний лише людині. Складний тендер з великим обсягом документації та стислими дедлайнами ШІ скоріше порадить пропустити, бо формально шансів небагато. Досвідчений стратег міркує інакше. Якщо саме через складність туди не йдуть конкуренти, то шанс виграти може виявитися вищим.

Так було з тендером ЮНІСЕФ на комплектні дитячі набори, куди входило багато позицій. Виробник робив сам лише частину позицій, тож братися за повний комплект здавалося невиправданим. Спрацювала інша стратегія: порахувати собівартість кожної позиції, знайти українських підрядників на решту і виконати контракт бездоганно. Це дало понад 100 тис. наборів за рік, найвищі рейтинги надійності ООН та аналогічний тендер, що згодом відкрив експорт до Данії.

Це підтверджує дослідження MIT: попри 30-40 млрд дол. інвестицій, 95% корпоративних пілотів генеративного штучного інтелекту не дали вимірюваного результату, а до зрілого впровадження дійшли близько 5%. Тобто інструмент без стратегії та досвіду рідко перетворюється на результат.

Які наслідки це матиме для підприємств в Україні?

Українські підприємства отримують несподівану конкурентну перевагу. Вони звикли працювати в умовах невизначеності: з перебоями в електропостачанні, мобілізаційними заходами, обстрілами та нестабільним постачанням ресурсів. Ризики, які на більш стабільних ринках вважаються форс-мажорними обставинами, українські команди враховують у своїх планах, додаючи до них резервні дні, фінансові ресурси та людей. Тому навіть найскладніші замовлення вони часто виконують учасно, що високо цінується міжнародними організаціями.

Штучний інтелект знижує бар'єр там, де малому та середньому бізнесу найважче. Компанія може не мати окремого тендерного відділу, міжнародного юриста, аналітика чи перекладача і частину цієї роботи бере на себе ШІ. Йому можна делегувати первинну аналітику, перші гіпотези та англомовні документи. Невелика команда рухається швидше і менше залежить від розміру штату.

Можливості для розвитку в даному випадку величезні. До початку великої війни українські постачальники отримували незначну частку світових закупівель ООН, і більшість компаній досі не обізнані про існування цих контрактів та способи їх отримання.

Штучний інтелект автоматизує рутинні завдання та забезпечує швидкість, в той час як людина відповідає за стратегічне мислення та прийняття рішень, які машинам важко виконати. Для українського бізнесу з обмеженими ресурсами це може стати справжньою можливістю досягти першого міжнародного контракту швидше, ніж можна було б очікувати.

Розпочинати слід із систематичного аналізу, який штучний інтелект здійснить за годину замість цілого дня. Наступним етапом є досвід: визначити, куди подавати заявку, що розвивати і як продемонструвати, що ваш продукт відповідає потребам, через які організація оголосила тендер.