Аутсорсинговий бухгалтерський супровід

Безліч підприємств мікро-, малого та середнього масштабу, прагнучи знизити витрати, вдаються до послуг аутсорсингових бухгалтерів. Зазвичай такі спеціалісти зареєстровані як фізичні особи-підприємці, а іноді на їхньому підприємництві працюють кілька бухгалтерів. Цим бухгалтерам надається доступ до електронного підпису директора. Здавалося б, така схема працює бездоганно і має чималий досвід застосування. Проте нещодавня постанова Верховного суду у справі №140/10379/24 вносить нові ризики у процес аутсорсингу бухгалтерських послуг.

Що ж сталося в реальному випадку, який дійшов до Верховного суду?

Вся ситуація розпочалася досить тривіально. Державна служба України з питань праці отримала звернення від колишньої бухгалтерки однієї компанії, яка стверджувала, що фактично виконувала обов'язки головного бухгалтера протягом двох місяців, працюючи за графіком з 08:00 до 17:00. Однак її офіційно не оформили, а обіцяні виплати так і не надійшли. Компанія не проводила прямий набір бухгалтера, натомість уклала угоду на надання бухгалтерських послуг з ФОП-аутсорсером. Цей аутсорсер, у свою чергу, залучив "помічника" — ту саму особу, яка подала скаргу.

Директор сказав, що знати не знає особисто бухгалтерку. Вся комунікація відбувалася через ФОП-аутсорсера. А у штатному розписі підприємства посада бухгалтера взагалі відсутня -- там лише керівник та інженер.

Цікаво, що як суди першої, так і апеляційної інстанції стали на захист бізнесу. Вони обґрунтували свої рішення наступним чином:

* керівник не був на місці під час інспекції.

* документи про перевірку нібито не були належно вручені;

* висновки Держпраці ґрунтуються лише на показаннях двох осіб;

* Немає кадрових документів, фінансових виплат та розкладу.

Тобто логіка судів була проста: немає наказу -- немає трудових відносин.

Однак Верховний суд скасував ці рішення, і аргументи вже були інші.

Щодо ненаявності директора під час проведення перевірки, Верховний суд підкреслив, що така перевірка може здійснюватися без присутності директора, вказавши на наступні обґрунтування:

* Інспектор має право з'являтися без попереднього повідомлення.

* присутність директора не є абсолютною вимогою, бо це знищить ефект раптовості.

Суд фактично узаконив метод: якщо затримуватися з викликом керівника, роботодавець матиме можливість "усунути" неоформлених працівників.

Щодо неналежного вручення документів для перевірки. Оскільки Держпраці направляла документи на телефонний номер, зазначений у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, який насправді належав бухгалтеру іншої компанії, суди першої та апеляційної інстанцій дійшли висновку, що це є підтвердженням неналежного повідомлення.

Проте Верховний суд зазначив: якщо роботодавець не оновив контактних даних в ЄДР або допустив, що там вказаний "чужий" номер, то це ризик самого підприємства. Тобто підприємство не може використовувати власну недбалість як аргумент для скасування перевірки.

Щодо недоступності наказів та інших документів, що стосуються кадрів, Верховний суд надає важливий сигнал: якщо особа фактично виконує обов'язки працівника, то відсутність офіційного наказу або запису в трудовій книжці не є доказом відсутності трудових відносин. Навпаки, це може свідчити про порушення статті 24 Кодексу законів про працю України.

Ось ще один важливий аспект рішення Верховного суду: перевірка повинна проводитись у місці фактичного виконання роботи.

У цьому випадку товариство з обмеженою відповідальністю було зареєстроване за однією адресою, тоді як перевірка проводилася за іншою (в офісі приватного підприємця-бухгалтера, де насправді виконувала свої обов'язки бухгалтер).

Позиція судів першої інстанції: перевірка не за юридичною адресою -- порушення.

Однак, Верховний суд, звертаючись до Конвенції Міжнародної організації праці (МОП) №81, яку ратифікувала Україна, підкреслив, що інспектори праці мають право вільно та без попередження відвідувати будь-які підприємства, що підлягають перевірці.

Поняття "підприємство" не зводиться виключно до юридичної адреси в ЄДР, а інспектор зобов'язаний здійснювати нагляд там, де фактично виконуються роботи працівниками.

Обмеження перевірок виключно за юридичною адресою:

* суперечило б цілям державного контролю;

* позбавляло б співробітників можливості ефективно захищати свої права;

* давало б можливість легко уникати перевірок.

Важливо: сенс інспекційного відвідування у багатьох випадках полягає у раптовості та несподіваності перевірки. Завдяки цьому можливо виявити фактичний допуск особи до роботи без оформлення.

Однак основні доводи Верховного суду зосереджувалися на ролі головного бухгалтера.

По-перше, функція головного бухгалтера за своєю природою є постійною, систематичною та безперервною діяльністю, що здійснюється у безпосередньому підпорядкуванні керівництву.

Оскільки кожна господарська діяльність повинна бути зафіксована у первинних документах та бухгалтерських реєстрах, цей процес можна розглядати як трудову діяльність, а не як виконання окремого завдання з метою досягнення специфічного результату, що є притаманним цивільно-правовим відносинам.

Якщо бухгалтер має можливість використовувати електронний підпис директора, самостійно оформляє звітність або готує її, постійно взаємодіє з вашими системами, виконує регулярні завдання і фактично підпорядковується керівництву компанії, для суду це може розглядатися не як надання послуг, а як трудова діяльність штатного працівника. Адже така підпорядкованість і обов'язковість у виконанні завдань є характерними рисами трудових відносин.

По-друге, застосування структури "підприємство -- ФОП -- фізична особа" для виконання обов’язків штатного бухгалтера може вказувати на навмисне формування умов для цього.

1) ухилення від сплати єдиного соціального внеску, податку на доходи фізичних осіб та військового збору;

2) позбавлення співробітника права на відпустку, лікарняні та різні гарантії;

3) маскування справжніх трудових взаємин;

4) уникнення відповідальності з боку роботодавця.

Які ризики це несе для компанії?

У разі, якщо контрольні органи або суд виявлять, що насправді особа була штатним працівником, але була оформлена як фізична особа-підприємець, можуть бути накладені штрафи з боку Держпраці, а також відбудеться донарахування єдиного соціального внеску та податків. Це, в свою чергу, може призвести до судового розгляду з істотними фінансовими наслідками.

А це своєю чергою є фундаментом для персональної відповідальності керівника. Якщо підприємство буде змушене сплатити значні штрафи через помилки в оформленні штату, власники компанії можуть перекласти цей фінансовий тягар безпосередньо на директора.

Які практичні кроки можна вжити в цій ситуації?

Перш за все, важливо об'єктивно оцінити модель співпраці. Якщо бухгалтер завжди залучений у ваш бізнес, має доступ до основних систем та діє як член команди, то доцільніше оформити трудові відносини, а не приховувати їх під виглядом аутсорсингу.

Якщо мова йде про надання послуг, у контрактах слід ретельно визначити обсяг робіт, терміни виконання, конкретні результати та межі відповідальності. Необхідно також прописати повноваження і доступ до ключових електронних підписів та внутрішніх систем. Важливо оформлювати факт надання послуг актами, що містять детальний опис обсягу (змісту) виконаних робіт.

Цей випадок підтверджує, що стандартні процедури не допоможуть, якщо фактична ситуація відрізняється. Суд звертає увагу не на формулювання, а на реальні обставини.